Wenn Sie einen Hinweis abgeben oder auch nur ein informelles Vorgespräch führen möchten, erreichen Sie mich wie folgt: RA Dr. Oliver Pragal, LL.M (Cape Town) Rechtsanwälte Meyer-Lohkamp & Pragal Alsterufer 34 20354 Hamburg Telefon: 040 / 2866822-0 Telefax: 040 / 2 86 68 22 – 20 Mail: pragal@strafverteidigerhamburg.com Für den Erstkontakt empfehle ich einen Anruf. Unter den angegebenen Rufnummern erreichen Sie mich werktags von 9.00 bis 18.00 Uhr. Ich bemühe mich, für Hinweisgeber möglichst umfassend persönlich erreichbar zu sein. Ich bitte Sie jedoch um Verständnis dafür, dass ich gelegentlich durch Termine, Besprechungen oder Gespräche mit anderen Hinweisgebern verhindert sein kann. In diesen Fällen bitte ich Sie höflich darum, es später noch einmal zu versuchen oder eine Nachricht in meinem Sekretariat zu hinterlassen. Wichtiger Hinweis bzgl. E-Mails: Ungesicherter E-Mail-Verkehr eignet sich nicht zur Übermittlung vertraulicher Daten! Bitte senden Sie mir daher keine vertraulichen Daten mit unverschlüsselten E-Mails. Ich biete Ihnen die Verschlüsselungsmethoden PGP und S/MIME an. Meinen öffentlichen PGP-Schlüssel erhalten Sie hier, mein PGP-fingerprint lautet: 3EE2 1C27 4724 BFCF F8C3 155D 0249 9012 FAE1 CD08.
1) Ombudsmann – Was ist das eigentlich?
Das Ombudsmann-System richtet sich an alle Mitarbeiter von Unternehmen der gesamten Gruppe, Lieferanten und sonstige Dritte. Für welche Hinweise ist der Ombudsmann zuständig und für welche nicht? Was tue ich, wenn ich mir nicht sicher bin, ob der Ombudsmann für meinen Hinweis zuständig ist? Inhaltlich ist der Ombudsmann zuständig für:
1) Straftaten von Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit (z.B. Betrug, Untreue, Korruption, Kartellverstöße, Unterschlagung, Diebstahl, Verrat von Geschäftsgeheimnissen). 2) Sonstige unzulässige Geschäftspraktiken. 3) Sonstige gravierende Missstände bzw. Risiken, welche Gefahren für Leib oder Leben herbeiführen können oder die Reputation des Unternehmens erheblich beeinträchtigen können.
2) Was tue ich als Hinweisgeber, wenn ich meinen Verdacht nicht belegen kann? Ist die Abgabe eines Hinweises dann nicht Denunziation?
Es ist typisch für die Beobachtungen von Hinweisgebern, dass diese nur undeutliche Anzeichen für Fehlverhalten (sog. „red flags“) wahrnehmen und selten Beweise hierfür besitzen. Sie sollten nicht abwarten und versuchen, „auf eigene Faust“ Beweise zu sammeln, da durch frühzeitige Hinweise eventuell größerer Schaden verhindert werden kann. Bereits wenn Sie einen Anfangsverdacht haben, dürfen und sollten Sie also den Ombudsmann kontaktieren.
Dies ist ein loyales und verantwortungsbewusstes Verhalten und keine Denunziation, da Sie bei wahrheitsgemäßer Schilderung Ihrer Beobachtungen keine vorsätzlich falsche Verdächtigung begehen und ihr Ziel die Abwendung von möglichen Risiken bzw. Beseitigung etwaiger Missstände, nicht aber die Verfolgung der Beschuldigten als Selbstzweck ist.
Wenn Sie in gutem Glauben einen Hinweis geben, wird das Unternehmen Sie in keiner Weise sanktionieren und Sie vor Repressalien Dritter bestmöglich schützen, auch wenn sich Ihr Hinweis später als unzutreffend herausstellen sollte. Umgekehrt darf das Ombudsmann-System im Interesse aller Beteiligten nicht für wissentlich falsche, verzerrte oder unvollständige Hinweise missbraucht werden.
3) Muss ich mich zuvor an interne Stellen gewendet haben, bevor ich den Ombudsmann kontaktieren darf?
Nein. Grundsätzlich ist zwar der direkteste Weg zur Aufklärung Ihres Hinweises der beste, und dies sollte in der Regel die Ansprache Ihres Vorgesetzten bzw. der Geschäftsführung sein. Sollten Sie diese aber – aus welchen Gründen auch immer – scheuen, so ist die indirekte Meldung über den Ombudsmann weitaus besser als der völlige Verlust des Hinweises. Die Nutzung des Ombudsmannes liegt in solchen Fällen im Interesse des Unternehmens und häufig auch im Interesse Ihres Vorgesetzten.
4) Kann ich mich nicht genauso gut an die Strafverfolgungsbehörden oder die Medien wenden?
Ein Hinweis an Behörden ist nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung nur unter engen und nicht immer im Voraus klar genug bestimmbaren Voraussetzungen zulässig. Dies kann als Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht gewertet werden. Auch eine Kontaktaufnahme mit den Medien wird nur unter gesteigerten Bedingungen juristisch zu rechtfertigen sein. Sie sollten dann zu Ihrer eigenen Sicherheit möglicherweise selbst einen Rechtsanwalt beauftragen.
5) Ist die Vertraulichkeit meiner Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann wirklich uneingeschränkt garantiert?
Das jeweilige Unternehmen verzichtet gegenüber dem Ombudsmann auf jegliche Auskunftsansprüche, soweit der jeweilige Hinweisgeber die mitgeteilten Informationen bzw. seine Identität nicht freigegeben hat. Das Unternehmen hat sich ferner verpflichtet, die Vertraulichkeit des Kontakts zwischen Hinweisgeber und dem Ombudsmann zu wahren und keinesfalls selbst oder durch Dritte zu überwachen. Der Ombudsmann gibt daher den Hinweis und/oder die Identität des Hinweisgebers nur dann weiter, wenn der Hinweisgeber dies gestattet hat. Diese Entscheidung können Sie sich stets noch bis zum Ende des Gesprächs mit dem Ombudsmann offen halten. Die Vertraulichkeit ist durch die strafrechtlich sanktionierte anwaltliche Schweigepflicht geschützt.
Auch vor Gericht besitzt der Ombudsmann als eventueller Zeuge ein Zeugnisverweigerungsrecht. Allerdings hat das
LG Bochum (Az. II 6 Qs 1/16 (online bei juris, abgedruckt in NStZ 2016, S. 500) entschieden, dass Ombudsleute (hier eine Rechtsanwältin) keinen Schutz vor Beschlagnahme von Aufzeichnungen genießen sollen. Höchstrichterliche Entscheidungen zu dieser Fragestellung fehlen derzeit noch. Praktisch dürfte dies ohnehin durch die Verschlüsselung von elektronischer Korrespondenz bzw. von Vermerken kompensiert werden können. Damit ist der Ombudsmann bezüglich der mitgeteilten Informationen für den Hinweisgeber ein zuverlässiger „Treuhänder“ zwischen ihm und dem Unternehmen.
In diesem Zusammenhang weise ich darauf hin, dass es in besonderen Fällen nicht ausgeschlossen werden kann, dass Dritte versuchen, die Identität des Hinweisgebers zu erraten, z.B. aufgrund des offenbarten Sonderwissens oder des vorangegangenen Verhaltens am Arbeitsplatz. Sprechen Sie mich bitte an, wenn Sie hier Zweifel haben und benutzen Sie zumindest für den Erstkontakt den Kommunikationsweg, der am ehesten Ihrem Sicherheitsbedürfnis entspricht.
6) Kann ich auch anonyme Hinweise geben?
Ja. Es wäre jedoch wünschenswert, wenn Sie mir darin vertrauen würden, dass eine solche Vorsichtsmaßnahme unnötig ist, weil ich Ihre Hinweise nur mit Ihrer Zustimmung weitergebe und auf Wunsch Ihre Identität vertraulich behandeln werde. Anonyme Hinweise erschweren zudem Rückfragen zur weiteren Aufklärung und müssen zum Schutz vor Denunziation auch zurückhaltender bewertet und bearbeitet werden.
7) Wird der Ombudsmann durch die Kontaktaufnahme „mein“ Anwalt? Kostet mich die Kontaktaufnahme etwas?
Nein, der Ombudsmann ist und bleibt der Beauftragte des jeweiligen Unternehmens. Die Tätigkeit des Ombudsmannes wird daher auch allein vom Unternehmen bezahlt.
8) Wann und an wen wird mein Hinweis weitergegeben? Was geschieht dann damit? Bekomme ich ein „feedback“?
Der Ombudsmann gibt den Hinweis nur im Falle der Freigabe durch den Hinweisgeber und nur im freigegebenen Umfang an die zuständigen Instanzen (z.B. Compliance-Officer) weiter. Das heißt, Sie können auch noch nach dem Gespräch mit dem Ombudsmann entscheiden, dass dieser ihren Hinweis überhaupt nicht, nur teilweise oder nur anonym weitergibt. Bei einer Weitergabe trifft ausschließlich das Unternehmen die erforderlichen Maßnahmen (z.B. Ermittlungen, Strafanzeigen, Sanktionen) und informiert hierüber den Ombudsmann. Im Einvernehmen mit dem Unternehmen wird der Ombudsmann den Hinweisgeber dann über den wesentlichen Fortgang der Bearbeitung informieren, soweit dies die Ermittlungen nicht gefährdet. Ein Anspruch auf diese Informationen besteht jedoch nicht.
9) Habe ich Einfluss darauf, ob das Unternehmen die Strafverfolgungsbehörden und die Presse informiert?
Der Ombudsmann informiert unmittelbar zwar nur das Unternehmen und auch dies grundsätzlich nur mit Ihrer Erlaubnis. Wenn Sie aber die Erlaubnis zur Weitergabe des Hinweises an das Unternehmen erteilt haben, umfasst diese Erlaubnis die Verwertung des Hinweises in jeder zur Aufklärung des Sachverhalts zweckmäßigen Weise. Dazu können u.U. auch die Erstattung von Strafanzeigen und die Information der Presse durch das Unternehmen gehören.
10) Habe ich eine Pflicht zur Abgabe von Hinweisen? Passiert mir etwas, wenn sich mein Verdacht später als unbegründet herausstellt?
Die Auftraggeber des Ombudsmannes begrüßen es als loyales und verantwortungsvolles Verhalten ihrer Mitarbeiter, wenn diese bei Bedarf den Ombudsmann kontaktieren. Eine Pflicht zur Benachrichtigung des Arbeitgebers besteht jedoch arbeitsrechtlich nur, wenn es um die Aufklärung bzw. Verhinderung schwerer Straftaten oder unverhältnismäßiger Schäden geht. Eine Pflicht zur Erstattung einer Strafanzeige bei der Polizei oder der Staatsanwaltschaft besteht unabhängig hiervon nur in den engen Grenzen des § 138 StGB, der bei den hier relevanten Hinweisen kaum jemals einschlägig sein dürfte.
11) Wo kann ich genauere Informationen zum Funktionieren des Ombudsmann-Systems erfahren?
Genauere und verbindliche Regeln enthält die Geschäftsordnung für das Ombudsmann-System, die im Intranet des Unternehmens eingesehen und heruntergeladen werden kann. Bei weiteren Fragen zu den geltenden Regeln oder der Funktionsweise des Systems erhalten Sie vom Ombudsmann oder den zuständigen internen Ansprechpartnern weiterführende Informationen.
