Compliance-System

Ein Compliance-System ist erforderlich, damit Wirtschaftsunternehmen die Einhaltung gesetzlicher und unternehmenseigener Vorschriften (Compliance) strukturell sicherstellen können. Leider wird häufig übersehen, dass Compliance nicht nur der Abwendung von Haftungsrisiken dient, sondern auch Geschäftschancen birgt und inzwischen einen wertvollen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Abwendung von Haftungsrisiken

Während diese Selbstverständlichkeit an sich keineswegs neu ist, haben die drohenden Konsequenzen einer „Non-Compliance“ in den letzten Jahren in ihrer Qualität aufgrund der Verschärfung zahlreicher Gesetze sehr wohl ein neuartiges Ausmaß erreicht. Dies haben länderübergreifende Durchsuchungen bei Großkonzernen, internationale Untersuchungen der SEC, Verhaftungen und Anklagen von Managern, gegen diese gerichtete Schadensersatzklagen sowie Vermögensabschöpfung bzw. Unternehmensgeldbußen in mehrstelliger Millionenhöhe eindrucksvoll gezeigt. Diese veränderten Rahmenbedingungen erfordern vielfache Anpassungen sowohl der Geschäftspolitik, interner Organisationsstrukturen und Regelwerke als auch die Schulung von Mitarbeitern, um eine persönliche Haftung des Managements wegen der bereits fahrlässig begehbaren Aufsichtspflichtverletzung gemäß § 130 OwiG bzw. eine Haftung des Unternehmens gemäß § 30 OwiG zu vermeiden.

Geschäftschancen

Die Reputation eines Unternehmens hat nicht nur Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter, sondern auch auf dessen Attraktivität als Arbeitgeber. Zudem ist die Zuverlässigkeit und Integrität bei Vergabeentscheidungen von grundlegender Bedeutung bei jeder Auftragsvergabe und erst recht für institutionelle Anleger. Die „Compliance Reputation“ kann daher keinem Unternehmen gleichgültig sein. Die folgende Compliance-Checkliste vermittelt Ihnen eine erste Einschätzung, ob in Ihrem Unternehmen Handlungsbedarf besteht:

      • Wurden die Compliance-Risiken des Unternehmens systematisch ermittelt und mitsamt den ergriffenen Präventionsmaßnahmen dokumentiert?

 

      • Existiert ein verbindlicher Verhaltenskodex, der regelmäßig kommuniziert, bei Mitarbeitern in Schulungen trainiert und zum Bestandteil des Arbeitsvertrages gemacht worden ist?

 

      • Gibt es verbindliche Richtlinien in Bezug auf Zuwendungen (Einladungen, Geschenke) an Geschäftspartner, insbesondere bei Amtsträgern?

 

      • Ist der Vertrieb über kartellrechtliche Vorschriften und das Verhalten im Kontakt mit Mitbewerbern (z.B. auf Tagungen, Messen) informiert?

 

      • Gibt es eine Anweisung, Bestechungsversuche bzw. Forderungen nach Schmiergeld der Geschäftsführung zu melden?

 

      • Gibt es ein Hinweisgeber-System (z.B. Ombudsmann), welches zur Abgabe von vertraulichen Hinweisen auf Fehlverhalten genutzt werden kann?

 

      • Gibt es Vorschriften in Bezug auf Interessenkonflikte bei Mitarbeitern (z.B. Beziehungen zu Lieferanten)?

 

      • Haben Lieferanten den Verhaltenskodex vertraglich akzeptiert und dies im eigenen Betrieb kommuniziert? Sehen Ihre Einkaufsbedingungen sog. „Integritätsklauseln“ vor, also etwa Sonderkündigungsrechte und pauschalierte Schadensersatzansprüche im Falle von Rechtsverletzungen?

 

      • Arbeitet Ihr Unternehmen, insbesondere auf Auslandsmärkten, mit Vermittlern zusammen, die erfolgsorientiert vergütet werden und keinen detaillierten Tätigkeitsnachweis liefern müssen?

 

      • Berücksichtigt das Vergütungssystem im Vertrieb allein den Verkaufserfolg oder wird auch berücksichtigt, wenn Aufträge allein aus ethischen Gründen nicht akquiriert werden konnten?

 

      • Gibt es einen Krisenreaktionsplan und entsprechende Presseerklärungen für Standardsituationen (z.B. für Durchsuchungen oder im Falle eines aufkommenden Verdachts gegen einen Mitarbeiter)?

 

      • Findet ein jährliches Compliance-Review statt, welches das Compliance-System nebst eventuellen Änderungen des Risiko-Portfolios evaluiert und aufgetretene Compliance-Fälle mitsamt dem etwaigen Handlungsbedarf dokumentiert?

 

Sollten Sie bei diesen lediglich beispielhaften Fragen Handlungsbedarf sehen, beraten wir Sie gern bei der Konzeption und Implementierung der notwendigen Maßnahmen. Bitte rufen Sie uns unter 040.28668220 an oder senden Sie uns eine E-Mail.

JuVE Handbuch Wirtschaftskanzleien 2014/2015

Von JUVE rezensierte Kanzlei im Wirtschafts­straf­recht